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Google Drive

Unsere Tricks f√ľr Google Drive: So bist Du optimal digital organisiert

Google Drive ist nichts anderes als eine digitale Art, Deine Daten in Ordnern zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Immer wieder stellen wir in der Kommunikation mit Kunden oder Partnern fest, dass es heutzutage lange nicht selbstverständlich ist, die eigenen Daten komplett digital in einer Cloud zu organisieren.

Google Drive ist dabei nichts anderes als ein sogenannter Cloud-Speicher, was hei√üt, dass hochgeladene Daten √ľber das Internet auf Google-Servern gespeichert werden und dort jederzeit abrufbar sind. Ger√§teunabh√§ngig kannst Du Dich einfach bei Google anmelden und hast von Deinem PC, Tablet oder Smartphone Zugriff auf Deine Dateien. Der Vorteil: Du bist unabh√§ngig von der Funktionalit√§t Deines PC’s und kannst nicht aus Versehen etwas l√∂schen, was dann f√ľr immer verloren ist. Doch nicht nur das, Google Drive bietet weitere Vorteile…

Dateien mit Kunden in Google Drive teilen

Neben einzelnen Dokumenten oder Ordnern hast Du die M√∂glichkeit, √ľber geteilte Ablagen ganze Ordner-Pakete beispielsweise mit Deinen Kunden, Teammitgliedern oder Mitarbeitern zu teilen. Das vereinfacht die Arbeitsweise enorm, da Deine Kunden, Teammitglieder oder Mitarbeiter so alle f√ľr Dich relevanten Dateien einfach eigenst√§ndig in Google Drive hochladen k√∂nnen, ohne dass einzelne Dateien umst√§ndlich per E-Mail oder √§hnliches hin und her geschickt werden m√ľssen. Zudem k√∂nnt ihr gleichzeitig mit Euren Kunden an Dokumenten arbeiten, Revisionen sind f√ľr jeden einsehbar und r√ľckwirkend nachvollziehbar und die Dateien sind direkt f√ľr alle in der Ablage beteiligten Personen direkt sichtbar.

Wir nutzen das beispielsweise bei der Webseiten-Erstellung, damit uns Kunden unkompliziert ihre Bilder und Texte zur Verf√ľgung stellen k√∂nnen. Zum anderen organisieren wir uns selbst mit Google Drive und haben wichtige Kennzahlen Reportings in digitalen Tabellen, sodass f√ľr jeden immer die neuste Version verf√ľgbar ist.

Google Drive STARTS
Google Drive STARTS

Dokumente, Tabellen und vieles mehr

Neben bereits bestehenden Dateien wie PDF Dokumente oder Bilder hast Du au√üerdem die M√∂glichkeit, Text-Dokumente, Tabellen und Pr√§sentationen als Online Dokument anzulegen. Das hei√üt konkret, dass Du in der Google-Cloud das Dokument direkt bearbeitest. Es ist kein zus√§tzliches Speichern n√∂tig und Du kannst jederzeit von √ľberall auf das Dokument zugreifen. M√∂chtest Du es dann doch einmal verschicken oder drucken, kannst Du Dir das Dokument im Format Deiner Wahl einfach direkt aus Google Drive herunterladen und weiterverwenden.

Noch ein paar Tipps, die Du vielleicht bisher noch nicht gehört hast:

  • Ordner farbig markieren: Du kannst Deine Google Drive Ordner f√ľr mehr √úbersichtlichkeit in unterschiedlichen Farben gestalten. Durch einem Rechts-Klick auf den Ordner findest Du den Punkt Farbe √§ndern.
  • Zugriffszeit einschr√§nken: M√∂chtest Du Dokumente nur f√ľr einen gewissen Zeitraum an Personen freigeben, kannst Du die Zugriffszeit begrenzen. Klicke einfach auf das Freigabemen√ľ, w√§hle Erweitert und √ľber den kleinen Stift kannst Du ein Ablaufdatum festlegen.
Google Drive
  • Dokumente direkt scannen: Solltest Doch einmal ein Papier in H√§nden halten, welches Du gerne digital in Google Drive ablegen m√∂chtest, kannst Du dies einfach direkt mit Deinem Smartphone √ľber die App scannen. Einfach lange auf das App Symbol dr√ľcken und anschlie√üend erscheint die Option zum Scan.

Nichts geht verloren mit der Versionshistorie

Du hast einen Fehler gemacht oder aus Versehen die zuletzt geschriebenen Zeilen gel√∂scht? Etwas ist anders und die √Ąnderungen stammen nicht von Dir? Mit der Versionshistorie von Google Drive kannst Du dar√ľber einfach den Durchblick behalten. Dabei speichert Google Drive unabh√§ngig vom Dateitypen bis zu 100 unterschiedliche Versionen f√ľr 30 Tage. Mit einem Rechts-Klick auf die Datei gelangst Du zum Punkt Versionen verwalten, in der Du alle fr√ľheren Versionen des Dokuments einsehen und sogar herunterladen kannst.

Kein Internet? Kein Problem!

Wir im Odenwald kennen es zu gut: Mobiles Internet ist 2020 auf dem Land noch keine Selbstverständlichkeit. Gerade unterwegs kann das schnell zum Verhängnis werden, wenn Du mal eben mobil ein wichtiges Dokument abrufen möchtest. Google Drive bietet daher die Option, Dokumente jeglicher Art durch einen Rechts-Klick Offline abrufbar zu machen. Somit schränkt Dich auch das gute alte Funkloch unterwegs nicht ein.

Nat√ľrlich gibt es heutzutage viele Alternativen zu Google Drive, wie OneDrive von Microsoft, Amazon Web Services oder Dropbox (und einige mehr). Wir f√ľr uns haben mit Google Drive die beste L√∂sung gefunden und hoffen, Dir so eine kleine Inspiration f√ľr Deinen Arbeitsalltag geben zu k√∂nnen.

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