Google Drive

Unsere Tricks für Google Drive: So bist Du optimal digital organisiert

Google Drive ist nichts anderes, als eine digitale Art, Deine Daten in Ordnern zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Immer wieder stellen wir in der Kommunikation mit Kunden oder Partnern fest, dass es heutzutage lange nicht selbstverständlich ist, die eigenen Daten komplett digital in einer Cloud zu organisieren.

Google Drive ist dabei nichts anderes als ein sogenannter Cloud-Speicher, was heißt, dass hochgeladene Daten über das Internet auf Google-Servern gespeichert werden und dort jederzeit abrufbar sind. Geräteunabhängig kannst Du Dich einfach bei Google anmelden und hast von deinem PC, Tablet oder Smartphone Zugriff auf Deine Dateien. Der Vorteil: Du bist unabhängig von der Funktionalität Deines PC’s und kannst nicht aus Versehen etwas löschen, was dann für immer verloren ist. Doch nicht nur das, Google Drive bietet weitere Vorteile…

Dateien mit Kunden in Google Drive teilen

Neben einzelnen Dokumenten oder Ordnern, hast du die Möglichkeit, über geteilte Ablagen ganze Ordner-Pakete beispielsweise mit Deinen Kunden, Teammitgliedern oder Mitarbeitern zu teilen. Das vereinfacht die Arbeitsweise enorm, da so Deine Kunden, Teammitglieder oder Mitarbeiter alle für Dich relevanten Dateien einfach eigenständig in Google Drive hochladen können, ohne dass einzelne Dateien umständlich per E-Mail oder ähnliches hin und her geschickt werden müssen. Zudem könnt ihr gleichzeitig mit Euren Kunden an Dokumenten arbeiten, Revisionen sind für jeden einsehbar und rückwirkend nachvollziehbar und die Dateien sind direkt für alle in der Ablage beteiligten Personen direkt einsehbar.

Wir nutzen das beispielsweise bei der Webseiten-Erstellung, damit uns Kunden unkompliziert ihre Bilder und Texte zur Verfügung stellen können. Zum anderen organisieren wir uns selbst mit Google Drive und haben wichtige Kennzahlen Reportings in digitalen Tabellen, sodass für jeden immer die neuste Version verfügbar ist.

Google Drive STARTS
Google Drive STARTS

Dokumente, Tabellen und vieles mehr

Neben bereits bestehenden Dateien, wie PDF Dokumente oder Bilder, hast Du außerdem die Möglichkeit Text-Dokumente, Tabellen und Präsentationen als Online Dokument anzulegen. Das heißt konkret, dass Du in der Google-Cloud das Dokument direkt bearbeitest. Es ist kein zusätzliches Speichern nötig und Du kannst jederzeit von überall auf das Dokument zugreifen. Möchtest Du es dann doch einmal verschicken oder drucken, kannst Du Dir das Dokument im Format Deiner Wahl einfach direkt aus Google Drive herunterladen und weiterverwenden.

Noch ein paar Tipps, die Du vielleicht bisher noch nicht gehört hast:

  • Ordner farbig markieren: Du kannst Deine Google Drive Ordner für mehr Übersichtlichkeit in unterschiedlichen Farben gestalten. Durch einem Rechts-Klick auf den Ordner findest Du den Punkt Farbe ändern.
  • Zugriffszeit einschränken: Möchtest Du Dokumente nur für einen gewissen Zeitraum an Personen freigeben, kannst Du die Zugriffszeit begrenzen. Klicke einfach auf das Freigabemenü, wähle Erweitert und über den kleinen Stift kannst Du ein Ablaufdatum festlegen.
Google Drive
  • Dokumente direkt scannen: Solltest Doch einmal ein Papier in Händen halten, welches Du gerne digital in Google Drive ablegen möchtest, kannst Du dies einfach direkt mit Deinem Smartphone über die App scannen. Einfach lange auf das App Symbol drücken und anschließend erscheint die Option zum Scan.

Nichts geht verloren mit der Versionshistorie

Du hast einen Fehler gemacht oder aus Versehen die zuletzt geschriebenen Zeilen gelöscht? Etwas ist anders und die Änderungen stammen nicht von Dir? Mit der Versionshistorie von Google Drive kannst Du darüber einfach den Durchblick behalten. Dabei speichert Google Drive unabhängig vom Dateityp bis zu 100 unterschiedliche Versionen für 30 Tage. Mit einem Rechts-Klick auf die Datei, gelangst Du zum Punkt Versionen verwalten, in der Du alle früheren Versionen des Dokuments einsehen und sogar herunterladen kannst.

Kein Internet? Kein Problem!

Wir im Odenwald kennen es zu gut: Mobiles Internet ist 2020 auf dem Land noch keine Selbstverständlichkeit. Gerade unterwegs kann das schnell zum Verhängnis werden, wenn Du mal eben mobil ein wichtiges Dokument abrufen möchtest. Google Drive bietet daher die Option, Dokumente jeglicher Art durch einen Rechts-Klick Offline abrufbar zu machen. Somit schränkt Dich auch das gute alte Funkloch unterwegs nicht ein.

Natürlich gibt es heutzutage viele Alternativen zu Google Drive, wie OneDrive von Microsoft, Amazon Web Services oder Dropbox (und einige mehr). Wir für uns haben mit Google Drive die beste Lösung gefunden und hoffe, Dir so eine kleine Inspiration für Deinen Arbeitsalltag geben zu können.

Denise Trautmann

Denise Trautmann

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